Afiliación de Empresas a Nueva EPS: Registro, Trabajadores y Novedades

El portal empleador de Nueva EPS — también conocido como plataforma empresarial Nueva EPS o portal empresas Nueva EPS — es la herramienta digital oficial donde las empresas y empleadores gestionan todo lo relacionado con la salud de sus trabajadores. Desde registrar la empresa hasta reportar novedades de nómina, el portal centraliza todos los trámites en un solo lugar, disponible las 24 horas. A continuación te explico cada función, los problemas más comunes y cómo resolverlos.

1. Acceso al portal empleador

El portal se accede a través del sitio oficial de Nueva EPS en www.nuevaeps.com.co, en la sección "Portal Empresas" o "Empleadores". Para ingresar necesitas la cédula de ciudadanía del usuario registrado y la contraseña asignada durante el registro.

2. Registro de tu empresa con el asesor

Si tu empresa aún no está en Nueva EPS, el primer paso es enviarme los documentos requeridos. No existe formulario de papel — el asesor carga la empresa directamente en el sistema de Nueva EPS. Los documentos necesarios son:

• Cédula del representante legal
• RUT de la empresa
• Cámara de comercio vigente

Una vez el asesor registra la empresa, en máximo 3 días hábiles queda habilitada para iniciar afiliaciones. Aunque el portal permite afiliar trabajadores de forma directa, recomendamos gestionar todas las afiliaciones con el asesor ya que esto cuenta en su labor comercial y garantiza que el proceso quede correcto desde el inicio.

3. Recuperación de contraseña del portal empleador

Este es uno de los problemas más frecuentes. Si olvidaste tu contraseña, sigue estos pasos:

• En la página de ingreso, haz clic en "¿Olvidaste tu contraseña?"
• Ingresa tu cédula de ciudadanía y el correo electrónico registrado
• Revisa tu bandeja de entrada y también la carpeta de spam
• Sigue el enlace recibido para crear una nueva contraseña

4. Solicitud de usuario y gestión de trabajadores en el portal

Una vez que el asesor registra la empresa en el sistema, el representante legal debe ingresar al portal y solicitar un nuevo usuario directamente — este paso lo realiza el empleador. Una vez con acceso activo, es posible registrar trabajadores por el portal ingresando su cédula, nombre, fecha de nacimiento, cargo y salario. Sin embargo, recomendamos hacer todas las afiliaciones con el asesor, ya que esto cuenta en su labor comercial.

5. Novedades de afiliación

Las novedades de afiliación son los cambios que afectan el vínculo del trabajador con Nueva EPS. Es fundamental conocer los plazos exactos, ya que algunos deben reportarse el mismo día del evento:

• Cambio de empleador: debe reportarse el mismo día del cambio. No admite retraso.
• Reingreso: debe registrarse el mismo día del reingreso. El portal no permite reingresos con fecha de más de 30 días de antigüedad ni con fecha anticipada.
• Inclusiones de beneficiarios (cónyuge, hijos, dependientes): se tramitan directamente con el asesor, no por el portal.
• Retiros: deben hacerse antes del pago de planilla del período correspondiente.
• Traslados de EPS: se gestionan directamente con el asesor. No se tramitan por el portal empleador.

6. Problemas frecuentes y soluciones

• No puedo ingresar al portal: Verifica que estés usando la cédula del usuario registrado, no el NIT de la empresa. Si el usuario está bloqueado por múltiples intentos, debes esperar 30 minutos o contactar soporte.
• El trabajador no aparece activo: La activación puede tardar hasta 72 horas. Si pasó más tiempo, puede haber un error en los datos o un problema con la radicación.
• La novedad no se procesa: Verifica que la fecha ingresada esté dentro del período de nómina activo. Novedades con fecha retroactiva requieren autorización especial.
• Traslados e inclusiones de beneficiarios: Estos trámites NO se gestionan por el portal empleador. Los traslados desde otra EPS y la inclusión de beneficiarios deben tramitarse directamente con un asesor autorizado como yo.
• Usuario cancelado en Nueva EPS: Si un trabajador fue cancelado como afiliado de Nueva EPS, su reactivación tampoco se hace por el portal. Requiere gestión directa del asesor con los sistemas internos de la EPS.